Mách bạn các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công

Đối với công việc tổ chức sự kiện, việc xây dựng kế hoạch được đặt lên quan trọng hàng đầu.Nếu 10 phần thành công của sự kiện thì 7 phần được quyết định từ chất lượng bản kế hoạch.Bài viết này được tạo ra nhằm giúp kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ hoàn hảo và tốt hơn.



1.Loại sự kiện và mục tiêu của sự kiện là gì?


Các loại sự kiện như đám cưới, đám hỏi, khánh thành,..luôn luôn khác nhau do những đặc thù riêng của chúng, vậy nên công việc đầu tiên bạn cần làm chính xác là điều này nếu không muốn xảy ra sai sót khi lập danh sách hạng mục vào kế hoạch.Mục đích và mục tiêu của sự kiện luôn tồn tại mối quan hệ song song mật thiết,cái này quyết định cái kia, đối với trường hợp này mục đích sẽ đặt ra các mục tiêu cần đạt được cho những người thực hiện.


2.Ai là đối tượng mà sự kiện hướng đến?


Các kế hoạch ra đời nhằm phục vụ cho những người tham gia sự kiện, đó là những người cần thu hút sự chú ý nhằm mang lại hiệu quả, thành công cho sự kiện.Nhóm tham gia sự kiện bao gồm MC, lữ đoàn, vũ công,.. là những người phục vụ cho sự kiện với các tiết mục văn nghệ, điều hành buổi lễ, những yếu tố này cũng không thể coi nhẹ, nên cần yêu cầu sự nghiêm túc trong khâu chuẩn bị và tập dượt cho phần này.Nhóm thứ 2 là những khách mời tham dự, nhân vật chính của buổi lễ, những người sự kiện hướng đến, để chắc chắn số lượng bạn nên gửi thư mời trước ít nhất 2 tuần và xác nhận lại trước đó 2 ngày.


3. Thông điệp cần đạt được của sự kiện là gì?


Các sự kiện thường tạo ra các ấn tượng tốt đối với các khách tham dự thông qua các thông điệp nó lan tỏa, không những gây ấn tượng nhất thời nó còn là những điểm đặc biệt theo các tổ chức, doanh nghiệp tới thật lâu sau đó.Vào các dịp đặc biệt, nhiều sự kiện được tổ chức hơn, không những được nhiều người quan tâm tới mà các thông điệp cũng dễ đi sâu vào các khách hàng. 


4.Sự kiện sẽ được tổ chức bao giờ và ở đâu?


Địa điểm và thời gian nên được ấn định và chọn kỹ lượng, đây cũng là yếu tố ảnh hưởng quan trọng đến mức độ truyền tải thông điệp cũng như mức độ hiệu quả của sự kiện.Như mục trước đã nhắc, để đảm bảo số lượng người tham dự sự kiện cần mời bằng thư trước 2 tuần, nên trong thời gian này bạn phải đảm bảo ngày giờ và địa điểm được quyết định.


5.Chương trình tổ chức sự kiện xây dựng thế nào?


Để hướng đến đúng các đối tượng khách hàng cũng như đạt hiệu quả cao của tổ chức sự kiện, chúng ta nên bắt đầu xây dựng tổng quan một chương trình sự kiện, với các mục, các phần được tạo dựa trên các dữ liệu đã tìm hiểu.Vì chương trình sẽ gồm nhiều phần khác nhau như giải trí, giao lưu khách hàng,.. nên chuẩn bị thật kỹ để tránh sai sót đáng tiếc.


6. Kế hoạch truyền thông cho sự



Với ý nghĩa quảng bá cho doanh nghiệp cũng như gây ấn tượng cho các thương hiệu, sản phẩm thì truyền thông là một hoạt động mang lại lợi ích vô cùng to lớn cho doanh nghiệp.Nên xây dựng các biện pháp truyền thông phù hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất với mức ngân sách thấp nhất.


7.Dự trù ngân sách cho sự kiện.


Sau khi đã có bản kế hoạch với tất cả các hạng mục cần thiết, bạn nên lập ngay danh sách chi phí của từng hạng mục, ngoài ra nên bắt đầu khảo sát, so sánh các mặt hàng của từng doanh nghiệp rồi để có được nơi cung cấp có lợi nhất về mặt giá cả cũng như chất lượng tốt nhất.Hy vọng với những kinh nghiệm đã chia sẻ bên trên của chúng tôi sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tạo dựng các bản kế hoạch, chúc bạn thành công hơn trong tương lai.

Loading Facebook Comments ...